パソコンあるある vol.4 電子印鑑

先日ニュースで河野太郎規制改革相が行政手続きの押印のうち99%を廃止できる見込みだと発表されました。その中で電子印鑑についてシャチハタの方が商品紹介をされていました。
「それ使ってるやん!」(2013年2月から)ということで弊社の電子印鑑について書きます。
(トップの写真のモノクロの印鑑は用紙に捺印したもので捺印欄の印鑑は電子印鑑です。)

◆導入の背景
稟議書の捺印は本社に来て書類整理ケースの自分のところにある稟議書を確認して捺印後に次の方の書類ケースに入れていました。稟議書に全員が捺印するのにものすごく時間がかかっていました。

◆使用しているソフト
・シャチハタ パソコン決済7(当時パソコン決済6)
・シャチハタ 使用する人の印鑑の作成(当時5,800円/個)
・Dropbox(当時は無料、現在は有料のDropbox Plusを使用)
・Adobe Acrobat Standard(有料 PDFが加工できる)

◆システム化
1.稟議書(紙)を複合機でPDFにして本社に送信
2.PDFをDropbox内の個人フォルダに移動
3.個人フォルダのPDFに電子印鑑で捺印
4.次の人のフォルダにPDFを移動
5.3、4を繰り返して全員の捺印が終了したらDropbox内の終了フォルダにPDFを移動

◆効果
捺印をする人は全員がノートパソコンを持っていて、そのパソコンでは自分の印鑑しか捺印できません。本社に来なくてもネット環境があれば、どこでも稟議書の確認と捺印ができます。全員の捺印(決済)がものすごく早くなりました。回答期限があるものもほぼその日までに決済が完了しています。

電子決済のシステムも各社いろいろなものがありました。しかし、導入コスト、操作、運用面でなかなかジャストフィットするものがありませんでした。
そこでいろいろなソフトを組みあわせて、実際にアナログでやっていた作業、流れをそのままシステム化しました。

当時はいろいろと苦労しましたが、今ではそれがあたりまえになっていて、稟議書以外でも電子印鑑、Dropboxを使っています。

もう7年が経過しました。
また機会を見て改善したいと思います。

(本社 大杉)

 

福井・京都・滋賀・兵庫での足場レンタル、仮設資材、住宅用足場、吊り棚足場、法面2号、モンキーステップのご用命は
フクムラ仮設株式会社

ページ上部へ戻る